Zawsze aktualne wersje dokumentów, praca zespołowa w czasie rzeczywistym i dostęp do plików firmowych z komputera i urządzeń mobilnych – to główne korzyści z wdrożenia Office 365 w Stowarzyszeniu Krajowy Ruch Ekologiczno – Społeczny (KRES). „Tak długo jak mam przy sobie telefon, wiem, że mam dostęp do wszystkiego” – podsumowuje Marek Klimkowski, Prezes Zarządu Stowarzyszenia.
Stowarzyszenie Krajowy Ruch Ekologiczno – Społeczny (KRES) to organizacja pozarządowa zajmująca się edukacją ekologiczną, ochroną środowiska oraz aktywizacją zawodową i społeczną osób niepełnosprawnych. Działa na terenie całej Polski, ale skupia się na obszarach województw łódzkiego, mazowieckiego i podlaskiego. Obecnie Stowarzyszenie zatrudnia ponad 60 osób w 4 lokalizacjach. Opiekuje się też 11 spółdzielniami socjalnymi (3 kolejne powstają). Obowiązki sporej części personelu KRES wymagają ciągłych podróży i spotkań z przedstawicielami różnych instytucji oraz spółdzielni socjalnych, którymi się opiekują. Wyzwaniem było zatem utrzymanie porządku w stale aktualizowanych dokumentach.
„Na 60 osób zatrudnionych przez Stowarzyszenie tylko 5 pracuje stacjonarnie. Pozostali funkcjonują w terenie” – mówi Dorota Przybyszewska, Specjalista ds. rozliczeń, KRES. „Zazwyczaj każda wersja dokumentacji przesyłana była do całego zespołu po każdej aktualizacji. W praktyce oznaczało to, że na temat jednego dokumentu otrzymywaliśmy 20-30 maili dziennie, pojawiało się również wiele telefonów i wiadomości na komunikatorach”.
„Mieliśmy problem z określeniem, która wersja dokumentu jest aktualna, kto jakimi danymi dysponuje, a kto nie ma dostępu do potrzebnych informacji. W pewnym momencie w naszą pracę zaczął wdawać się chaos” – dodaje Marek Klimkowski, Prezes Zarządu, KRES.
Pomocą w usprawnieniu pracy w Stowarzyszeniu KRES okazał się Office 365, wybrany jako rozwiązanie najbardziej korzystne i odpowiadające potrzebom organizacji. Wdrożenie przeprowadził Partner Microsoft, firma eOpen. Mimo braku działu IT po stronie Stowarzyszenia kompletne wdrożenie odbyło się bez zakłóceń zaledwie w ciągu kilku dni, a sama usługa była dostępna dla użytkowników już po kilku chwilach.
Ogromną zaletą rozwiązania okazała się obsługa z poziomu różnych urządzeń – zarówno komputerów, jak i smartfonów czy tabletów: „Office 365 daje możliwość kontaktu z zespołem w każdej chwili, z każdego miejsca. Kiedy mamy sytuację wymagającą interwencji wystarczy, że wykonam kilka kliknięć w telefonie czy na laptopie i od razu mam dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów” – mówi Adam Sobczak, Specjalista ds. administracyjnych.
Obecnie wszystkie dokumenty Stowarzyszenia KRES przechowywane są w chmurze. Dzięki temu pracownicy mają do nich stały dostęp, mogą je aktualizować w czasie rzeczywistym i zawsze mają pewność, że korzystają z najnowszej wersji pliku.
